TÉRMINOS Y CONDICIONES DE SUSCRIPCIÓN A PLATAFORMA EN LA NUBE (SOFTWARE COMO SERVICIO – SaaS) NICHO CLOUD CRM Versión 1.1 · noviembre de 2026 Estos términos y condiciones (en adelante, los Términos o el Contrato) regulan la suscripción a la plataforma Nicho Cloud CRM entre NICHO MARKETING S.A.S., NIT 901.601.059-1, con domicilio en Bogotá D.C., correo direccion@nichomarketing.com y teléfono +57 319 203 8525, en adelante NICHO o el PROVEEDOR, y el CLIENTE: la persona natural o jurídica que acepta estos Términos al registrarse o activar su suscripción; sus datos de identificación quedan en el registro de aceptación de la Plataforma. NICHO y el CLIENTE se denominan conjuntamente las Partes.

Consideraciones

1. El CLIENTE es un profesional de la salud, consultorio o empresa cuyos contactos llegan por canales como Google Ads, Meta, su sitio web y WhatsApp, y son atendidos por su propio equipo.
2. El CLIENTE requiere una herramienta en línea para registrar cada contacto con su fuente, calificarlo, hacerle seguimiento hasta la valoración y medir los resultados de su embudo comercial.
3. NICHO es titular de Nicho Cloud CRM, una plataforma de software en la nube a la que sus clientes acceden por Internet mediante suscripción; además, desarrolla y suministra sitios web integrados a esa plataforma.
4. Las Partes desean establecer las condiciones del servicio, los niveles de servicio y el encargo del tratamiento de los datos personales que el CLIENTE registra en la plataforma. El CLIENTE las acepta electrónicamente en la Plataforma, conforme a la Cláusula 25.

Cláusulas Cláusula 1. Definiciones Para efectos del Contrato, los siguientes términos tienen el significado indicado: 

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  

Plataforma o Nicho Cloud CRM: el software de gestión de relaciones con clientes de propiedad de NICHO, prestado en la nube bajo el modelo de Software como Servicio (SaaS), al que el CLIENTE accede por Internet. Sitio Web: el sitio y la landing del CLIENTE que NICHO desarrolla, mantiene y suministra integrados a la Plataforma. Servicio: la suscripción y el acceso a la Plataforma, con sus Módulos de Marketing, y el suministro del Sitio Web en el plan elegido, con el Soporte Operativo descrito en el Anexo 3. Módulos de Marketing: las funciones de la Plataforma y del Sitio Web descritas en el numeral 2 del Anexo 3: captura y calificación de Leads (lead score), automatización de conversaciones de WhatsApp (integración con ManyChat), seguimiento automatizado de pacientes, landing y formularios conectados a la Plataforma, SEO on-page, tablero de campañas y reportes, e integración con Google Ads y Meta Ads. Soporte Operativo: el trabajo que presta el equipo de NICHO dentro del plan elegido, descrito en el numeral 5 del Anexo 3. No es una función de la Plataforma. Usuario: cada persona autorizada por el CLIENTE para ingresar a la Plataforma con credenciales individuales. Lead: cada persona que contacta al CLIENTE por los canales integrados a la Plataforma y cuyos datos quedan registrados en ella.

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Datos del CLIENTE: toda la información que el CLIENTE, sus Usuarios o los canales integrados registran en la Plataforma, incluidos los datos personales de los Leads. Pauta: la inversión en publicidad en Google, Meta u otros medios, que paga directamente el CLIENTE. ANS: el Acuerdo de Nivel de Servicio del Anexo 1. Orden de servicio: el documento que el CLIENTE acepta en la Plataforma, en el que constan el plan contratado, el valor mensual, la fecha de inicio del Servicio y los Usuarios incluidos. Hace parte integral del Contrato.

Cláusula 2. Objeto NICHO concede al CLIENTE, durante la vigencia del Contrato, el derecho no exclusivo e intransferible de acceder y usar la Plataforma Nicho Cloud CRM por Internet, en la modalidad de suscripción, para que su equipo gestione los Leads y el embudo comercial con los Módulos de Marketing de la Plataforma: captura y calificación de Leads (lead score), automatización de conversaciones de WhatsApp, seguimiento automatizado de pacientes, tablero de campañas y reportes, e integración con Google Ads y Meta Ads. Además, NICHO suministra al CLIENTE el Sitio Web: el sitio y la landing desarrollados y mantenidos por NICHO, con landing y formularios conectados a Nicho Cloud CRM y con SEO on-page. El suministro del Sitio Web está incluido en ambos planes. El plan elegido incluye además el Soporte Operativo que presta el equipo de NICHO: operación de la Pauta y producción de video para pauta y, en el Plan 360, contenido orgánico y video para contenido orgánico, según el Anexo 3. El Servicio se presta y se factura como un único servicio mensual. El Servicio no incluye el valor de la Pauta, que se rige por la Cláusula 10. Cláusula 3. Plan elegido y valor El plan contratado, su valor mensual y la fecha de inicio del Servicio son los que constan en la Orden de servicio que el CLIENTE acepta en la Plataforma. Los planes vigentes son: Plan

Alcance resumido (detalle en el Anexo 3)

Plan Growth

Nicho Cloud CRM con sus Módulos de Marketing y Sitio Web integrado (landing, formularios conectados y SEO on-page). Soporte Operativo: pauta y video para pauta. Sin contenido orgánico. Todo lo del Plan Growth. Soporte Operativo adicional: contenido orgánico (blog, redes sociales y YouTube) y video para contenido orgánico.

Plan 360

Valor mensual de la suscripción $2.800.000 Servicio excluido de IVA $3.500.000 Servicio excluido de IVA

Los valores están expresados en pesos colombianos. El CLIENTE puede solicitar el cambio de plan, que aplicará desde el período de facturación siguiente a la solicitud. Cláusula 4. Duración y renovación El Contrato tiene duración mensual y se renueva automáticamente mes a mes, sin permanencia mínima, desde la fecha de inicio del Servicio que conste en la Orden de servicio (la fecha de activación de la Plataforma). Cualquiera de las Partes puede terminarlo con aviso por la Plataforma o por correo electrónico en cualquier momento del mes; la terminación se hace efectiva al cierre de ese mes.

Cláusula 5. Facturación electrónica y pago NICHO expedirá mensualmente una factura electrónica de venta por el valor del plan vigente, con un único ítem descrito así: «Servicios de computación en la nube y suministro de páginas web – suscripción y acceso a la plataforma Nicho Cloud CRM y sitio web, según el plan de la Orden de servicio, mes facturado. Servicios excluidos de IVA – art. 476, num. 21, Estatuto Tributario.» La factura se expedirá dentro de los primeros cinco (5) días de cada mes, por mes anticipado, y el CLIENTE la pagará dentro de los cinco (5) días calendario siguientes a su recepción, mediante transferencia a la cuenta que NICHO indique por escrito. El CLIENTE practicará las retenciones que legalmente le correspondan. Cláusula 6. Tratamiento tributario El Servicio consiste en computación en la nube (cloud computing), en el modelo de Software como Servicio (SaaS), y en suministro de páginas web. El numeral 21 del artículo 476 del Estatuto Tributario excluye del impuesto sobre las ventas (IVA) el «suministro de páginas web, servidores (hosting), computación en la nube (cloud computing)». Por esa razón, las Partes tratan el Servicio como excluido de IVA. NICHO declara que la Plataforma reúne las características esenciales, el modelo de servicio y el modelo de implementación exigidos para la exclusión de la computación en la nube, y conserva el autodiagnóstico y los soportes que lo demuestran. Si por cambio normativo o por decisión en firme de la autoridad tributaria el Servicio, o una parte de él, resultare gravado con IVA, el impuesto que corresponda se adicionará al valor del plan desde la fecha en que sea exigible, previa comunicación escrita de NICHO al CLIENTE. Cláusula 7. Obligaciones de NICHO        

Mantener la Plataforma disponible y prestar el soporte en las condiciones del ANS (Anexo 1). Activar el ambiente del CLIENTE y las cuentas de los Usuarios, y realizar la configuración inicial descrita en el Anexo 3. Desarrollar, mantener y suministrar el Sitio Web integrado a la Plataforma, según el Anexo 3. Prestar el Soporte Operativo del plan elegido, según el Anexo 3. Tratar los Datos del CLIENTE como Encargado, conforme al Anexo 2. Entregar al CLIENTE un informe mensual de disponibilidad, incidentes y uso de la Plataforma. Aplicar las medidas de seguridad de la información descritas en el Anexo 1 y el Anexo 2. Permitir la exportación de los Datos del CLIENTE durante la vigencia del Contrato y al terminar, según la Cláusula 17.

Cláusula 8. Obligaciones del CLIENTE       

Pagar el valor del plan en los plazos de la Cláusula 5. Pagar directamente la Pauta a Google, Meta u otros medios. Otorgar a NICHO los accesos necesarios: Google Ads, Meta Business, dominio y sitio web, YouTube y WhatsApp Business, según corresponda al plan. Entregar oportunamente los textos, fotografías e información médica que deban publicarse en el Sitio Web. Usar la Plataforma conforme al Contrato y a la ley, y responder por el uso que hagan sus Usuarios. Obtener de los titulares las autorizaciones requeridas para el tratamiento de sus datos personales, incluidos los datos sensibles, conforme al Anexo 2. Revisar y aprobar los mensajes, piezas y contenidos que se publiquen a su nombre, en especial la información médica sobre sus procedimientos.



Designar en la Plataforma un interlocutor para el Servicio, con su nombre, cargo, correo y teléfono, y mantener esos datos actualizados.

Cláusula 9. Usuarios y credenciales Cada Usuario tendrá credenciales personales e intransferibles y, cuando la Plataforma lo permita, doble factor de autenticación. El CLIENTE administra por autoservicio la creación, suspensión y eliminación de sus Usuarios y sus roles. El número de Usuarios es el del plan contratado según la Orden de servicio (el Plan 360 incluye cuatro (4) Usuarios); los Usuarios adicionales se habilitan según la tabla de planes vigente. El CLIENTE debe mantener la reserva de las credenciales y avisar a NICHO sin demora si sospecha un uso no autorizado. NICHO no responde por los accesos que se hagan con credenciales válidas del CLIENTE que este no haya protegido. Cláusula 10. Pauta pagada directamente por el CLIENTE La Pauta no hace parte del valor del plan ni de la factura de NICHO. El CLIENTE la paga directamente a Google, Meta u otros medios, con su propio medio de pago y en las cuentas publicitarias de su titularidad. El CLIENTE define el monto de la Pauta; las cifras de la propuesta comercial son recomendaciones. NICHO opera las campañas, como parte del Soporte Operativo, con los accesos que el CLIENTE le otorga. Las cuentas publicitarias, sus datos e historiales son del CLIENTE. Cláusula 11. Propiedad intelectual La Plataforma, su código, diseño, arquitectura, configuraciones generales, plantillas, metodologías y mejoras, así como las marcas de NICHO, son de propiedad exclusiva de NICHO. El Contrato no transfiere al CLIENTE ningún derecho sobre ellos distinto del derecho de uso durante la vigencia. Los Datos del CLIENTE son de propiedad del CLIENTE. NICHO solo los usa para prestar el Servicio y conforme al Anexo 2. Los contenidos producidos específicamente para el CLIENTE en ejecución del plan (videos, artículos, piezas y landing) podrán ser usados por el CLIENTE sin limitación una vez pagado el período correspondiente. El dominio del Sitio Web es de propiedad del CLIENTE y se registra a su nombre. Durante la vigencia del Contrato, el Sitio Web se aloja en la plataforma de NICHO. Al terminar el Contrato, NICHO entregará al CLIENTE los contenidos del Sitio Web (textos, imágenes y videos) y apoyará el traslado del dominio al proveedor que el CLIENTE indique, dentro de la ventana de la Cláusula 17. Cláusula 12. Confidencialidad Cada Parte guardará reserva sobre la información de la otra que conozca con ocasión del Contrato, incluida la información de los pacientes y Leads, la información comercial y la técnica de la Plataforma, y solo la usará para ejecutar el Contrato. Esta obligación se mantiene durante la vigencia del Contrato y por cinco (5) años después de su terminación. Para los datos personales, la obligación de reserva se mantiene sin límite de tiempo, según el Anexo 2. No es confidencial la información que sea pública sin culpa de quien la recibe ni la que deba entregarse por orden de autoridad competente, caso en el cual se avisará previamente a la otra Parte cuando la ley lo permita. Cláusula 13. Protección de datos personales Las Partes reconocen que el CLIENTE es Responsable del Tratamiento y NICHO es Encargado del Tratamiento de los datos personales que se registran en la Plataforma, en los términos del artículo 3 de la Ley 1581 de

2012. Los datos relativos a la salud son datos sensibles (artículo 5 de la Ley 1581 de 2012). El Anexo 2 regula el encargo de tratamiento y hace parte integral del Contrato. La Plataforma es una herramienta de gestión comercial y no sustituye la historia clínica. El CLIENTE y sus Usuarios no deben registrar en ella diagnósticos ni datos clínicos más allá de lo necesario para la gestión comercial del Lead. Cláusula 14. No garantía de resultados Las obligaciones de NICHO son de medio y no de resultado. NICHO no garantiza un número determinado de Leads, valoraciones, cirugías o ventas, ni un costo por Lead, porque estos dependen de factores que no controla, como la demanda, la competencia, las políticas y algoritmos de Google y Meta, el monto de la Pauta y la atención que preste el equipo del CLIENTE. Los actos médicos, el diagnóstico, la indicación, la realización y los resultados de cualquier procedimiento son responsabilidad exclusiva del CLIENTE. NICHO no presta servicios de salud. Cláusula 15. Servicios y plataformas de terceros Algunas funciones de la Plataforma dependen de servicios de terceros, como WhatsApp Business Platform, Google Ads, Meta Ads y Hostinger International Ltd., proveedor de infraestructura en la nube, y de sus políticas. Los cambios, suspensiones o fallas de esos terceros pueden afectar funciones de la Plataforma sin que ello constituya incumplimiento de NICHO. NICHO avisará al CLIENTE cuando conozca un cambio que afecte el Servicio y propondrá una alternativa razonable. Cláusula 16. Terminación El Contrato terminará por:     

El aviso de terminación de cualquiera de las Partes, según la Cláusula 4. El mutuo acuerdo de las Partes, por escrito. El incumplimiento grave de una de las Partes que no sea corregido dentro de los quince (15) días calendario siguientes al requerimiento escrito de la otra. La falta de pago del CLIENTE por más de treinta (30) días calendario desde el vencimiento de la factura. NICHO podrá suspender el acceso, con aviso previo de cinco (5) días, antes de terminar el Contrato. Decisión unilateral de cualquiera de las Partes, con aviso por la Plataforma o por correo electrónico, efectiva al cierre del mes en que se da el aviso. Los valores causados hasta la terminación seguirán siendo exigibles.

A la terminación aplican la Cláusula 17 y el Anexo 2 sobre devolución y supresión de datos. Cláusula 17. Portabilidad, devolución y supresión de datos al terminar Durante la vigencia, el CLIENTE puede exportar en cualquier momento, por autoservicio, sus Leads, conversaciones, notas y configuraciones en formatos abiertos (CSV, JSON o XLSX). Al terminar el Contrato, por cualquier causa, el CLIENTE tendrá una ventana de treinta (30) días calendario con acceso de solo lectura para descargar sus datos; a solicitud del CLIENTE, NICHO le entregará una exportación completa. Vencida esa ventana, NICHO suprimirá de forma segura los Datos del CLIENTE en producción y en las copias de respaldo, según el ciclo de retención del Anexo 1, y entregará un certificado de supresión. Solo conservará los datos que una obligación legal le exija conservar, durante el término de esa obligación.

Cláusula 18. Limitación de responsabilidad La responsabilidad total de NICHO por cualquier reclamación derivada del Contrato no excederá el valor de la suscripción pagado por el CLIENTE en los tres (3) meses anteriores al hecho que origina la reclamación. NICHO no responde por lucro cesante ni por daños indirectos, ni por los hechos de terceros descritos en la Cláusula 15. Esta limitación no aplica en caso de dolo o culpa grave, ni a las obligaciones de confidencialidad y protección de datos personales, ni en los demás casos en que la ley no permita limitar la responsabilidad. Cláusula 19. Fuerza mayor y caso fortuito Ninguna de las Partes responde por el incumplimiento causado por fuerza mayor o caso fortuito. La Parte afectada avisará a la otra tan pronto como sea posible y adoptará las medidas razonables para reducir sus efectos. Cláusula 20. Independencia de las Partes NICHO actúa con autonomía técnica, administrativa y financiera. El Contrato no crea relación laboral entre el CLIENTE y NICHO ni su personal, ni sociedad, agencia o representación entre las Partes. Cláusula 21. Cesión Ninguna de las Partes podrá ceder el Contrato sin la autorización previa y escrita de la otra. Cláusula 22. Notificaciones Las comunicaciones a NICHO se enviarán al correo direccion@nichomarketing.com. Las comunicaciones al CLIENTE se enviarán al correo registrado en la Plataforma o como aviso dentro de ella. El CLIENTE mantendrá actualizado su correo en la Plataforma. Cláusula 23. Solución de controversias Las diferencias que surjan del Contrato se resolverán primero por arreglo directo entre las Partes, dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la comunicación escrita en que una de ellas plantee la diferencia. Si no se logra un acuerdo en ese plazo, la controversia se someterá a los jueces de la República de Colombia con sede en Bogotá D.C. Cláusula 24. Integridad del Contrato y anexos Los Términos, la Orden de servicio aceptada en la Plataforma y los anexos constituyen el acuerdo completo entre las Partes y reemplazan las propuestas y comunicaciones anteriores sobre su objeto. Hacen parte integral del Contrato:   

Anexo 1 – Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS / SLA). Anexo 2 – Acuerdo de transmisión y encargo de tratamiento de datos personales. Anexo 3 – Descripción del servicio y alcance por plan.

En caso de contradicción, prevalece la Orden de servicio en cuanto a plan, valor y fecha de inicio; en lo demás, prevalece el cuerpo de los Términos sobre los anexos, salvo en materia de datos personales, en la que prevalece el Anexo 2. Las modificaciones se rigen por la Cláusula 25.

Cláusula 25. Aceptación electrónica, registro y versiones El CLIENTE acepta estos Términos, sus anexos y la Orden de servicio al hacer clic en el botón «Acepto» de la Plataforma, después de marcar la casilla de aceptación, que nunca aparece marcada de antemano. Esa aceptación es una firma electrónica válida y tiene los mismos efectos jurídicos que la firma manuscrita, conforme a la Ley 527 de 1999 y al Decreto 2364 de 2012 (compilado en el Decreto 1074 de 2015). No se requiere firma manuscrita ni documento en papel. La Plataforma conserva un registro inalterable de cada aceptación, con el nombre y el documento de identificación de quien acepta, su correo, la fecha y la hora, la dirección IP, el navegador, la versión aceptada y la huella SHA-256 del documento. Ese registro es la prueba de la aceptación y de la identidad del CLIENTE. Una vez aceptados, la Plataforma envía una copia de los Términos y de la Orden de servicio al correo del CLIENTE. NICHO numera y conserva cada versión de los Términos. Si los modifica, avisará al CLIENTE por correo y en la Plataforma con al menos quince (15) días calendario de antelación, y la nueva versión se presentará para aceptación en el siguiente ingreso del CLIENTE a la Plataforma. Si el CLIENTE no la acepta, puede terminar el Contrato según la Cláusula 4; mientras tanto, rige la versión anterior.

Anexo 1 – Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS / SLA) Este Anexo hace parte de los Términos y condiciones de Nicho Cloud CRM. Componente

Nivel de servicio

1. Objeto y alcance

Disponibilidad, soporte, seguridad, respaldo y continuidad de la Plataforma Nicho Cloud CRM y del Sitio Web alojado por NICHO. La Plataforma comprende: captura de Leads (WhatsApp, formularios y Google Ads), calificación (scoring), automatizaciones, asignación a los Usuarios del CLIENTE y tableros de seguimiento, que el CLIENTE opera por autoservicio.

2. Disponibilidad

Meta de disponibilidad mensual: 99,5 %, medida por monitoreo externo cada cinco (5) minutos, sin contar las ventanas de mantenimiento programado notificadas con al menos 48 horas de antelación. NICHO entregará al CLIENTE un reporte mensual de disponibilidad. Se realizará fuera del horario de atención, en la franja de 11:00 p. m. a 5:00 a. m. (hora de Colombia), y se notificará por correo o en la Plataforma con al menos 48 horas de antelación. Canales: correo direccion@nichomarketing.com, ticket en la Plataforma y WhatsApp de soporte +57 319 203 8525. Horario: lunes a viernes de 8:00 a. m. a 6:00 p. m. y sábados de 9:00 a. m. a 1:00 p. m. (hora de Colombia). Idioma: español. Primer nivel: uso de la Plataforma. Segundo nivel: fallas técnicas. Severidad 1 (Plataforma caída o pérdida de datos): respuesta ≤ 1 h; solución o contingencia ≤ 4 h.

3. Mantenimiento programado

4. Soporte

5. Gestión de incidentes

Severidad 2 (función crítica degradada; por ejemplo, no ingresan Leads): respuesta ≤ 4 h; solución ≤ 1 día hábil. Severidad 3 (consulta o falla menor): respuesta ≤ 1 día hábil. Informe posterior al incidente para las severidades 1 y 2. Los incidentes de seguridad que afecten datos personales se rigen por el Anexo 2. 6. Copias de respaldo y recuperación

Respaldo automático diario y cifrado, con retención de 30 días y copia en una región o zona distinta. Punto de recuperación (RPO) ≤ 24 h; tiempo de recuperación (RTO) ≤ 8 h. Prueba de restauración al menos semestral, con registro.

7. Seguridad

Cifrado en tránsito (TLS) y en reposo; autenticación individual con doble factor; roles y permisos; registro de auditoría; aislamiento lógico de los datos de cada cliente; gestión de vulnerabilidades y parches. El personal de NICHO accede a los Datos del CLIENTE solo para soporte autorizado y registrado, o para prestar el Soporte Operativo del plan.

8. Portabilidad

El CLIENTE puede exportar en cualquier momento, por autoservicio, sus Leads, conversaciones, notas y configuraciones en formatos abiertos (CSV, JSON o XLSX). A la terminación: ventana de 30 días con acceso de solo lectura para descarga.

9. Supresión de datos

Vencida la ventana de portabilidad, supresión segura de los Datos del CLIENTE en producción y en los respaldos según el ciclo de retención, con certificado de supresión. Solo se exceptúan los datos que deban conservarse por obligación legal.

10. Protección de datos personales

El CLIENTE es Responsable y NICHO es Encargado del tratamiento (artículo 3 de la Ley 1581 de 2012). Las condiciones del encargo están en el Anexo 2.

11. Cambios

El CLIENTE solicita cambios por la mesa de ayuda. Las mejoras de la Plataforma se aplican a todos los clientes (modelo multi-inquilino) con aviso previo.

Componente

Nivel de servicio

12. Créditos de servicio y responsabilidad

Si la disponibilidad mensual es inferior a la meta del numeral 2, NICHO reconocerá un crédito sobre la suscripción del mes siguiente equivalente al 5 % de la mensualidad por cada 0,5 % de disponibilidad por debajo de la meta, con un tope del 20 % de la mensualidad. Límite de responsabilidad: Cláusula 18 del Contrato. Exclusiones: fuerza mayor, fallas de terceros (por ejemplo, caída de WhatsApp o Meta, o del proveedor de Internet del CLIENTE) y uso indebido de la Plataforma.

13. Limitaciones

Las integraciones dependen de las API de terceros (WhatsApp Business Platform, Google Ads, Meta) y de sus políticas; los cambios de esos terceros pueden afectar funciones de la Plataforma.

14. Terminación

Causales: las de la Cláusula 16 del Contrato. A la terminación aplican la portabilidad (numeral 8) y la supresión (numeral 9).

15. Medición y reporte

Informe mensual al CLIENTE con: disponibilidad, incidentes y tiempos de atención, y consumo de la Plataforma (Usuarios activos, Leads registrados, mensajes, automatizaciones ejecutadas y almacenamiento).

Anexo 2 – Acuerdo de transmisión y encargo de tratamiento de datos personales Este Anexo hace parte de los Términos y condiciones de Nicho Cloud CRM y constituye el contrato de transmisión de datos personales previsto en el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015 (que compila el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013).

1. Partes y calidades El CLIENTE actúa como Responsable del Tratamiento, porque decide sobre la base de datos y su tratamiento, y NICHO actúa como Encargado del Tratamiento, porque realiza el tratamiento por cuenta del CLIENTE (artículo 3, literales d y e, de la Ley 1581 de 2012).
2. Datos objeto del encargo Datos de los Leads y pacientes potenciales que el CLIENTE registra o recibe por los canales integrados, incluidos los formularios del Sitio Web: nombre, teléfono, correo, ciudad, fuente de contacto, conversaciones de WhatsApp, etapa del embudo, calificación, notas de seguimiento y datos de agendamiento de valoraciones. La información relativa a la salud, como el interés en un procedimiento o la información que el titular comparta sobre su condición, es dato sensible (artículo 5 de la Ley 1581 de 2012). Las Partes aplicarán minimización: en la Plataforma solo se registra lo necesario para la gestión comercial del Lead, sin diagnósticos ni datos clínicos, que pertenecen a la historia clínica del CLIENTE.
3. Finalidades y actividades del Encargado NICHO tratará los datos solo por cuenta del CLIENTE y para estas finalidades: alojar los datos en la Plataforma; recibir en ella los datos de los formularios del Sitio Web; registrar, calificar y hacer seguimiento a los Leads; ejecutar las automatizaciones y mensajes de WhatsApp y correo que el CLIENTE configure o apruebe; generar tableros e informes; crear públicos para campañas de remarketing en las cuentas publicitarias del CLIENTE cuando el CLIENTE lo autorice y los titulares lo hayan autorizado; y prestar soporte. NICHO no usará los datos para fines propios ni los compartirá con terceros distintos de los sub-encargados del numeral 7.
4. Obligaciones del Responsable (CLIENTE) 

  

Obtener la autorización previa, expresa e informada de los titulares y, para los datos sensibles, su autorización explícita, informándoles que no están obligados a responder preguntas sobre datos sensibles (artículos 6 y 12 de la Ley 1581 de 2012), y conservar prueba de ella. Contar con una política de tratamiento de la información y un aviso de privacidad visibles en sus canales (web, formularios y WhatsApp). Entregar a NICHO solo datos cuyo tratamiento esté autorizado e informarle de las rectificaciones, revocatorias o reclamos en trámite. Atender las consultas y reclamos de los titulares en los términos de los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

5. Obligaciones del Encargado (NICHO) 

Tratar los datos a nombre del CLIENTE, conforme a los principios de la Ley 1581 de 2012, a la política de tratamiento del CLIENTE y a las finalidades autorizadas por los titulares.

 

 

Salvaguardar la seguridad de las bases de datos y guardar confidencialidad sobre los datos, también después de terminado el Contrato. Cumplir los deberes de los Encargados del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos actualizar la información que reporte el CLIENTE dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo y permitir el acceso a los datos solo a las personas que deban tenerlo. Exigir confidencialidad por escrito a su personal y a sus contratistas con acceso a los datos. Abstenerse de usar los datos para fines propios, de venderlos o de cederlos.

6. Medidas de seguridad       

Cifrado de los datos en tránsito (TLS) y en reposo. Acceso por credenciales individuales, doble factor de autenticación, roles y permisos mínimos necesarios. Aislamiento lógico de los datos del CLIENTE frente a los de otros clientes de la Plataforma. Registro de auditoría de accesos y cambios. Respaldos diarios cifrados y pruebas de restauración, según el Anexo 1. Gestión de vulnerabilidades, parches y monitoreo de disponibilidad. Acceso del personal de NICHO solo para soporte autorizado y registrado, o para prestar el Soporte Operativo del plan.

7. Sub-encargados El CLIENTE autoriza a NICHO a apoyarse en los siguientes sub-encargados para prestar el Servicio. NICHO les exigirá obligaciones de seguridad y confidencialidad equivalentes a las de este Anexo y avisará al CLIENTE por correo y en la Plataforma, con quince (15) días calendario de antelación, antes de incorporar uno nuevo. Sub-encargado

Servicio

Datos

Ubicación del tratamiento

Hostinger International Ltd.

Alojamiento (hosting), cómputo, base de datos, almacenamiento, respaldo y correo de la Plataforma y del Sitio Web

Todos los datos de la Plataforma

Unión Europea / Estados Unidos (centros de datos de Hostinger)

Meta Platforms (WhatsApp Business Platform) ManyChat

Mensajería de WhatsApp integrada a la Plataforma Automatización conversacional: precalificación y agendamiento fuera de horario Hojas de cálculo, formularios y correo usados en la operación y el seguimiento

Nombre, teléfono y conversaciones Nombre, teléfono, respuestas de precalificación Datos de contacto, etapa, calificación y seguimiento

Estados Unidos

Envío de correos de seguimiento por etapa

Nombre, correo y etapa del embudo

Unión Europea (Francia)

Google (Sheets / Workspace)

Brevo (Sendinblue SAS)

Estados Unidos Estados Unidos

8. Transmisión internacional Cuando un sub-encargado trate los datos fuera de Colombia, la operación constituye una transmisión internacional entre Responsable y Encargado que, conforme al artículo 2.2.2.25.5.1 del Decreto 1074 de 2015, no requiere ser informada al titular ni contar con su consentimiento cuando existe un contrato en los términos del artículo 2.2.2.25.5.2 de ese decreto, como este Anexo.

9. Incidentes de seguridad NICHO avisará al CLIENTE sin dilación, y a más tardar dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes a su conocimiento, todo incidente que afecte o pueda afectar la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los datos. El aviso indicará los hechos conocidos, los datos y titulares afectados y las medidas adoptadas. NICHO apoyará al CLIENTE en el reporte a la Superintendencia de Industria y Comercio y cumplirá su propio deber de informar a esa autoridad (artículos 17, literal n, y 18, literal k, de la Ley 1581 de 2012).

10. Consultas y reclamos de los titulares Si NICHO recibe directamente una consulta o reclamo de un titular, lo trasladará al CLIENTE dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, de acuerdo con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, y le prestará el apoyo técnico necesario para atenderlo dentro de los términos legales.

11. Devolución y supresión Al terminar el Contrato, NICHO pondrá los datos a disposición del CLIENTE y luego los suprimirá en los plazos de la Cláusula 17 del Contrato y del Anexo 1, incluidos los que estén en poder de los sub-encargados, y entregará un certificado de supresión.

12. Verificación El CLIENTE puede solicitar a NICHO, con aviso de diez (10) días hábiles, información y evidencias sobre el cumplimiento de este Anexo, como registros de acceso, políticas de seguridad y pruebas de restauración.

13. Vigencia Este Anexo rige mientras NICHO trate datos del CLIENTE. Las obligaciones de confidencialidad y seguridad continúan después de la terminación del Contrato.

Anexo 3 – Descripción del servicio y alcance por plan Este Anexo hace parte de los Términos y condiciones de Nicho Cloud CRM. Describe las funciones de la Plataforma, sus Módulos de Marketing, el Sitio Web y el Soporte Operativo de cada plan. El plan del CLIENTE es el de su Orden de servicio.

1. Funciones de la Plataforma Nicho Cloud CRM (ambos planes) N.º 1 2

Función Aplicación web accesible por HTTPS desde navegador y dispositivos móviles; un usuario por persona; doble factor de autenticación; roles (administrador del CLIENTE y asesor). Panel de autoservicio del CLIENTE: alta y baja de Usuarios, roles, etapas del embudo, reglas de calificación (scoring), plantillas, automatizaciones e integraciones.

3

Arquitectura multi-inquilino con aislamiento lógico por cliente, alojada en la infraestructura en la nube de Hostinger International Ltd. (centros de datos en la Unión Europea y Estados Unidos), contratada a nombre de NICHO.

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Elasticidad: planes escalables; ampliaciones de Usuarios, Leads y almacenamiento sin intervención manual. Medición: tablero y reporte mensual de Usuarios activos, Leads, mensajes, automatizaciones, almacenamiento y disponibilidad. Integración con WhatsApp Business Platform (API oficial) y captura desde Google Ads y formularios web; asignación automática de Leads a las personas del equipo del CLIENTE. Embudo dentro de la Plataforma: captura, calificación de 1 a 5 (lead score), automatizaciones de seguimiento y recordatorios, tableros e informes que el CLIENTE consulta por sí mismo. Seguridad: cifrado en tránsito y en reposo, registro de auditoría, respaldos diarios cifrados con restauración probada y monitoreo de disponibilidad. Portabilidad por autoservicio (exportación CSV, JSON o XLSX) y supresión segura con certificado. Registro de la autorización del titular para datos sensibles, minimización de datos de salud y enlace a la política de tratamiento del CLIENTE.

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2. Módulos de marketing de la Plataforma (ambos planes) Módulo Captura y calificación de Leads (lead score) Automatización de conversaciones de WhatsApp Seguimiento automatizado de pacientes Landing y formularios conectados SEO on-page Tablero de campañas y reportes Integración con Google Ads y Meta Ads

Función Registro de cada Lead con su fuente y calificación de 1 a 5. Precalificación y agendamiento fuera de horario, mediante la integración con WhatsApp Business Platform y ManyChat. Automatizaciones de seguimiento y recordatorios por WhatsApp y correo. Cada contacto de la landing y de los formularios del Sitio Web entra a la Plataforma con su fuente. Meta descripción, H1, títulos y estructura del Sitio Web orientados a las búsquedas del procedimiento. Leads, fuentes, etapas del embudo y resultados por campaña, que el CLIENTE consulta por sí mismo. Captura de Leads desde las campañas y creación de públicos de remarketing en las cuentas del CLIENTE, cuando este y los titulares lo autoricen.

3. Desarrollo web integrado a la Plataforma (ambos planes)    

Sitio y landing desarrollados y mantenidos por NICHO, y suministrados al CLIENTE durante la vigencia del Contrato. Formularios y WhatsApp del Sitio Web conectados a Nicho Cloud CRM: cada contacto entra a la Plataforma con su fuente. SEO on-page: meta descripción, H1, títulos y contenidos del sitio orientados a las búsquedas del procedimiento. Landing para las campañas de Ads, integrada a la Plataforma.

4. Embudo que se gestiona en la Plataforma Etapa Leads MQL SQL Oportunidad Cierre

Definición Datos dejados por WhatsApp o formulario. Lead que cumple el perfil, con interés en el procedimiento. Lead calificado por el equipo del CLIENTE, listo para valoración. Valoración agendada o realizada (presencial o virtual).

Procedimiento programado o venta cerrada.

5. Alcance por plan Incluido en la suscripción mensual Acceso a Nicho Cloud CRM y soporte según el ANS (Anexo 1) Sitio Web integrado a Nicho Cloud CRM (sitio y landing) Módulos de marketing de la Plataforma (numeral 2) Soporte Operativo: estrategia, operación de la Pauta (Google Ads y Meta Ads) y video para pauta Soporte Operativo: contenido orgánico (blog inbound, redes sociales y YouTube) y video para contenido orgánico Valor mensual (servicio excluido de IVA)

Plan Growth ✓ ✓ ✓ ✓

Plan 360 ✓ ✓ ✓ ✓

—

✓

$2.800.000

$3.500.000

El Soporte Operativo es trabajo del equipo de NICHO incluido en el plan; no es una función de la Plataforma. NICHO capacita al equipo del CLIENTE en el uso de la Plataforma, acompaña el seguimiento de los Leads y apoya el diseño del tarifario y las presentaciones para la valoración.

6. Plan de trabajo Período Semanas 1 y 2

Fase Diagnóstico y montaje

Semanas 3 y 4

Activación

Meses 2 y 3

Optimización

Cierre de ciclo

Evaluación y ajuste

Actividades Accesos, Google Tag y píxel, usuarios en Nicho Cloud CRM, ManyChat y tableros. Desarrollo del sitio web integrado al CRM, ajustes on-page (meta descripción, H1 y títulos) y arranque de campañas. Ajuste de públicos, palabras negativas, piezas y reparto según el costo por Lead calificado. Revisión de resultados y definición del siguiente ciclo. Los ciclos son de 3 a 4 meses.

Indicadores de cada ciclo: Leads calificados nuevos, valoraciones agendadas, procedimientos o ventas atribuidos y conversión por etapa. Son indicadores de seguimiento, no metas garantizadas (Cláusula 14 del Contrato).

7. Pauta La Pauta la paga directamente el CLIENTE a Google, Meta u otros medios (Cláusula 10 del Contrato). El monto de referencia, cuando lo haya, consta en la Orden de servicio; el CLIENTE define el monto final.